Al momento stai visualizzando Come scrivere l’informativa privacy

Come scrivere l’informativa privacy

  • Autore dell'articolo:
  • Categoria dell'articolo:Uncategorized
  • Commenti dell'articolo:0 Commenti

Il legislatore ha voluto trasformare il concetto di informativa privacy che abbiamo avuto fino ad oggi: l’informativa deve essere accessibile e leggibile con facilità.

Non serve più usare un linguaggio tecnico che potrebbe risultare incomprensibile alla maggior parte della persone e soprattutto l’informativa deve essere breve cioè devo far capire in poche parole all’interessato come, dove per cosa e per quanto tempo tratterò i suoi dati, a chi li trasmetterò se mi darà il consenso e come può esercitare i suoi diritti.

Impresa non facile ma con un poco di attenzione possiamo riuscire.

Sommario

Le 5 regole per scrivere l’informativa privacy

L’art. 12 del GDPR impone ai Titolari del trattamento di predisporre un’informativa:

  • concisa: deve essere breve per facilitare la lettura, se non posso farla breve farne una “sintetica” (per far capire subito) e una “estesa” con maggiori informazioni;
  • trasparente;
  • intelligibile;
  • facilmente accessibile;
  • con linguaggio semplice e chiaro.

Gli elementi che non possono mancare:

Il Titolare del trattamento

Uno dei punti fondamentali dell’informativa privacy è la descrizione di chi raccoglie i dati (ad esempio: il titolare di uno studio di consulenza, l’amministratore delegato di una società, il titolare dell’azienda che ha una pagina online ecc.);

Luogo del trattamento

Dove avviene il trattamento dei dati forniti (solitamente la sede legale/operativa dell’azienda);

Trasferimento extra UE

Nell’informativa privacy è necessario specificare se i dati raccolti verranno trasmessi a paesi extra UE (è necessario in quanto tali paesi non aderiscono alla disciplina GDPR);

Tipologia dei dati raccolti e modalità del trattamento

Quali sono i dati che verranno trattati, se comuni, particolari o entrambi e con quali mezzi verranno trattati, se cartacei, elettronici o entrambi;

Finalità del trattamento

Qual’è lo scopo finale del trattamento (ad esempio: per fare la dichiarazione dei redditi devo fornire i dati al mio commercialista; in questo caso, la finalità è quella di avere un’assistenza fiscale); 

La base giuridica del trattamento

In base a quale legge/atto è permesso trattare i dati forniti (ad esempio: per fare una polizza sanitaria devo fornire i dati al mio assicuratore; il questo caso la base giuridica sarà “Adempimento di obblighi contrattuali o misure precontrattuali”. L’assicuratore mi chiede se mi può inviare comunicazioni per nuove offerte e prodotti ed io sono d’accordo; in questo caso la base giuridica sarà il “Consenso”, ecc);

Le misure di protezione

Specificare quali misure vengono adottate nella propria azienda per proteggere i dati che confluiscono nella stessa (ad esempio: è prevista una politica di gestione delle password, il personale non autorizzato non può accedere ai dati, sono installati antivirus sui computer, gli archivi cartacei sono custoditi sotto chiave, ecc);

Categorie di destinatari

A chi verranno trasferiti i dati confluiti nell’azienda e per quale motivo (ad esempio: una società trasferisce i dati dei suoi dipendenti al consulente del lavoro per la gestione delle buste paga);

Diritti degli interessati

Si devono elencare i diritti che spettano all’interessato e cioè: 

  • Revoca del consenso;
  • Opposizione al trattamento;
  • Accesso ai dati;
  • Verifica e rettifica dei dati;
  • Limitazione del trattamento;
  • Cancellazione;
  • Portabilità dei dati;
  • Reclamo.

Inoltre, nell’informativa privacy, si deve specificare come si possono esercitare tali diritti e dove poter proporre reclamo.

Lascia un commento